Diário Oficial Eletrônico da ALMT

PORTARIA MD Nº 59/2025

Designa a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da Secretaria de Gestão de Pessoas e dá outras providências.

A MESA DIRETORA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuições que lhe conferem a Constituição Estadual e o Regimento Interno,

CONSIDERANDO a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

CONSIDERANDO a Lei Estadual nº 9.729, de 3 de maio de 2012, que institui a política de gestão de arquivos no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso;

CONSIDERANDO a Resolução Administrativa nº 13/2025, de 16 de setembro de 2025, que estabelece normas e procedimentos para a gestão documental e arquivística da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso;

CONSIDERANDO a necessidade de coordenar, supervisionar e controlar a gestão documental no âmbito da Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP), garantindo eficiência, economicidade, preservação da memória institucional e acesso à informação;

CONSIDERANDO as deliberações e estudos técnicos desenvolvidos pela Comissão de Avaliação de Documentos;

CONSIDERANDO a Portaria MD Nº 58/2025, de 16 de setembro de 2025, que homologa a Tabela de Temporalidade de Documentos no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso;

RESOLVE:

Art. 1º Fica designada a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da Secretaria de Gestão de Pessoas, composta pelos(as) seguintes servidores(as), nos termos da Resolução Administrativa Nº 13/2025:

I – Maythana Rodrigues (Mat. 41666) – Presidente (Titular da SGP);

II – João Vítor Nunes de Arruda (Mat. 49409) – Membro;

III – Érica Caetano (Mat. 41039) – Membro;

IV – Luciléia Gomes Duarte (Mat. 26503) – Membro;

V – Rafael Fedatto (Mat. 41061) – Membro).

§ 1º A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos terá mandato de 2 (dois) anos, contado da data de publicação da portaria de nomeação, sendo composta pelo titular da respectiva unidade — a quem caberá à presidência — e por, no mínimo, 2 (dois) membros dentre servidores lotados na própria unidade, com conhecimento da estrutura organizacional e da tramitação de documentos na unidade.

§ 2º As designações dos(as) demais membros(as) não se vinculam ao cargo ou à função exercidos na estrutura organizacional. A indicação caberá ao(à) Titular da Secretaria, observando-se o requisito previsto no § 1º deste artigo e, preferencialmente, servidores(as) do quadro de carreira do Poder Legislativo Estadual.

§ 3º A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos poderá, quando necessário, convidar servidores(as) de outras unidades, especialistas ou representantes da Comissão de Avaliação de Documentos para prestar suporte técnico, sem participação deliberativa e vedada a transferência de atribuições ou responsabilidades, permanecendo a Comissão Setorial exclusivamente responsável pelas decisões, atos e resultados inerentes às suas competências e atividades próprias.

Art. 2º Os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos pelas unidades gerenciais, no exercício das atividades‑meio, da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso, serão estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos, publicadas e homologadas pela Mesa Diretora, à medida que forem sendo aprovadas pela Comissão de Avaliação de Documentos.

Parágrafo único. Para documento referente à atividade não prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos, a Comissão de Avaliação de Documentos poderá estabelecer prazo de guarda específico, depois de ouvido o titular da unidade responsável pela guarda do documento, podendo a qualquer tempo rever a Tabela de Temporalidade, de ofício ou a pedido dos titulares das unidades, submetendo‑a à aprovação da Mesa Diretora.

Art. 3º Compete à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, nos Termos da Resolução nº 13/2025:

I – proceder à identificação dos conjuntos documentais produzidos, recebidos ou acumulados por sua unidade;

II – acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos de sua unidade;

III – desenvolver as classes de assuntos relativos às suas atividades;

IV – racionalizar a produção documental;

V – verificar, anualmente, a necessidade de microfilmagem de documentos sob sua guarda;

VI – enviar relatórios à Comissão de Avaliação de Documentos com a estimativa do volume de documentos que demandam microfilmagem ou outro suporte;

VII – observar, periodicamente, a transferência de documentos de acordo com as fases estabelecidas na Tabela de Temporalidade para a unidade;

VIII – elaborar a relação de transferência, instrumento inicial para pesquisa e recuperação da informação;

IX – proceder ao recolhimento dos documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico‑cultural, para a condição de guarda permanente;

X – elaborar a relação dos documentos remetidos para guarda permanente;

XI – garantir o acesso aos documentos, resguardando aqueles que requeiram sigilo e restrições;

XII – elaborar a Listagem de Eliminação de Documentos;

XIII – receber, analisar e dar parecer aos requerimentos formulados nos termos da Resolução Administrativa nº 13/2025, e apresentar à Mesa Diretora para decisão final;

XIV – coordenar o trabalho de seleção e preparar o conjunto de documentos a serem eliminados;

XV – efetuar o descarte e lavrar o respectivo Termo de Eliminação de Documentos .

Parágrafo único. Sem prejuízo das competências previstas no caput deste artigo, a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos deverá, obrigatoriamente, observar as disposições da Resolução Administrativa nº 13/2025, as demais normas e legislações aplicáveis e as diretrizes e orientações técnicas emanadas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

REGISTRADO, PUBLICADO, CUMPRA-SE.

Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso-MT, em Cuiabá-MT, 16 de setembro de 2025.

Dep. Max Russi _______________________________________________________________________Presidente

Dep. Dr. João _______________________________________________________________________1º Secretário