Diário Oficial Eletrônico da ALMT

PORTARIA MD Nº 058/2025

Homologa a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), referente às funções: 1. Orçamento e Finanças e 2. Gerenciamento de Pessoal, no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso e dá outras providências.

A MESA DIRETORA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuições que lhe conferem a Constituição Estadual e o Regimento Interno,

CONSIDERANDO a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

CONSIDERANDO a Lei nº 9.729, de 3 de maio de 2012, que institui a política de gestão de arquivos no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso, prevendo a classificação, os prazos de guarda e a destinação final dos documentos;

CONSIDERANDO a Resolução Administrativa nº 13/2025, de 16 de setembro de 2025, que estabelece normas e procedimentos para a gestão documental e arquivística da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso;

CONSIDERANDO a necessidade de padronização e atualização contínua da gestão documental, alinhada aos princípios da eficiência, transparência, economicidade e preservação da memória institucional;

CONSIDERANDO a deliberação da Comissão de Avaliação de Documentos, constituída pela Portaria MD nº 029/2025, publicada no DOE-ALMT nº 1815, de 20 de maio de 2025, e alterada pela Portaria MD nº 048/2025, publicada no DOE-ALMT nº 1871, de 15 de agosto de 2025, que propôs a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos referente às funções: 1. Orçamento e Finanças e 2. Gerenciamento de Pessoal;

RESOLVE:

Art. 1º Fica homologada a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), referente as funções: 1. Orçamento e Finanças e 2. Gerenciamento de Pessoal, no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso, aprovada na 4ª Reunião Deliberativa da Comissão de Avaliação de Documentos, ocorrida em 12 de setembro de 2025, na forma do Anexo desta Portaria.

§ 1º A Tabela de que trata o caput disciplina a classificação, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente) dos documentos arquivísticos.

§ 2º A Tabela de que trata o caput deverá ser observada, em todo o âmbito da Instituição, por todos os arquivos setoriais e unidades administrativas vinculadas à Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) e à Secretaria de Planejamento, Orçamento e Finanças (SPOF), bem como pelas demais Secretarias, unidades administrativas, Gabinetes, Comissões e órgãos colegiados que, ainda que não vinculadas hierarquicamente às mencionadas Secretarias, produzam, recebam, tramitem, guardem ou destinem documentos abrangidos pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos homologada por esta Portaria, aplicando-se às fases corrente e intermediária e à destinação final (eliminação ou recolhimento) e ao acesso.

Art. 2º Caberá às unidades responsáveis pela gestão de arquivos, no âmbito das respectivas Secretarias, a execução das determinações fixadas na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos homologada, inclusive a orientação às áreas produtoras, a capacitação, a divulgação interna e outras atividades que impliquem na adoção de boas práticas na gestão de arquivos.

Parágrafo único Em caso de dúvidas relativas à matéria, faculta-se às unidades responsáveis pela gestão de arquivos formular expediente à Comissão de Avaliação de Documentos, que, com o suporte técnico da Superintendência do Instituto de Memória, poderá dirimir eventuais dúvidas e prestar os esclarecimentos necessários, no âmbito de suas competências.

Art. 3º Os procedimentos de eliminação e recolhimento de documentos observarão a Resolução Administrativa nº 13/2025 e normas correlatas, devendo ser precedidos de Listagem de Eliminação, Edital de Ciência de Eliminação e Termo de Eliminação, além do Guia de Recolhimento quando se tratar de guarda permanente.

Art. 4º Compete à Comissão de Avaliação de Documentos promover a atualização periódica da Tabela homologada, bem como fixar prazos específicos para séries documentais não contempladas, após oitiva do titular da unidade responsável, submetendo as alterações à Mesa Diretora para homologação.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação

REGISTRADO, PUBLICADO, CUMPRA-SE.

Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso-MT, em Cuiabá-MT, 16 de setembro de 2025.

Dep. Max Russi _______________________________________________________________________Presidente

Dep. Dr. João _______________________________________________________________________1º Secretário