Diário Oficial Eletrônico da ALMT

RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 13/2025

Estabelece normas e procedimentos para a gestão documental e arquivística da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso.

A MESA DIRETORA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuições que lhe conferem a Constituição Estadual e o Regimento Interno,

CONSIDERANDO a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

CONSIDERANDO a Lei nº 9.729, de 3 de maio de 2012, que institui a política de gestão de arquivos no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso, prevendo a classificação, os prazos de guarda e a destinação final dos documentos;

CONSIDERANDO o artigo 9º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que determina que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência;

CONSIDERANDO a necessidade de padronização e atualização contínua da gestão documental, alinhada aos princípios da eficiência, transparência, economicidade e preservação da memória institucional;

CONSIDERANDO a Portaria MD nº 029/2025, publicada no DOE-ALMT nº 1815, de 20 de maio de 2025, e alterada pela Portaria MD nº 048/2025, publicada no DOE-ALMT nº 1871, de 15 de agosto de 2025 que constitui a Comissão de Avaliação de Documentos da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso (CAD/ALMT);

CONSIDERANDO as normas técnicas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ;

CONSIDERANDO a necessidade de aperfeiçoamento da política de gestão documental da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso, a fim de padronizar, disciplinar e orientar as práticas e metodologias de tratamento dos documentos e informações fundamentais no processo de tomada de decisões e na melhoria da qualidade de prestação dos serviços à sociedade, além da preservação da memória institucional;

CONSIDERANDO que a execução dessas atividades depende da existência de estruturas organizadas e da observância de diretrizes nacionais;

CONSIDERANDO a importância de manter uma Política de Gestão Documental que assegure à administração e aos cidadãos o acesso às informações e a proteção de direitos;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º A gestão documental e arquivística no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso será regulamentada por este ato, em consonância com as leis e as normas técnicas que disciplinam a matéria.

Parágrafo único O disposto nesta Resolução aplica-se também ao Instituto de Seguridade Social dos Servidores do Poder Legislativo e ao Fundo de Assistência Parlamentar.

Art. 2º Para fins desta resolução, adotam-se as seguintes definições:

I - gestão documental: conjunto de operações que norteiam o fluxo dos documentos gerados desde a sua origem no protocolo até a sua destinação final. Neste processo estão incluídas ações referentes ao planejamento, controle das atividades de produção, classificação, recuperação, descrição, proteção e preservação;

II - avaliação: processo de análise e seleção de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação final, de acordo com os valores que lhes são atribuídos:

a) valor primário: qualidade de um documento de acordo com sua utilidade primeira, ou seja, cumprir as razões para as quais foi criado, tendo em vista seu uso para fins administrativos, legais, financeiros, jurídicos e técnicos;

b) valor secundário: qualidade que apresenta um documento para além de sua utilidade primeira, ou seja, fornecer informações objetivas não só para a administração que o produziu, mas também para terceiros, tendo em vista seu uso para fins científicos, culturais e históricos.

III - Comissão de Avaliação de Documentos - CAD: órgão colegiado de caráter permanente, multidisciplinar, consultivo e deliberativo, que tem como atribuição analisar e orientar o processo de avaliação dos prazos de guarda e destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso, a fim de identificar os documentos de guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor histórico, probatório e informativo;

IV - Plano de Classificação de Documentos: instrumento utilizado com o objetivo de agrupar sob um mesmo tema os documentos produzidos e recebidos pela instituição; definir a organização física dos documentos arquivados e se constituir em referencial básico para sua gestão;

V - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: instrumento de destinação que contempla os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pela Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso no exercício de suas atividades, determinando prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final (eliminação ou guarda permanente);

VI - prazo de guarda: período definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, baseado em prazos prescricionais e precaucionais em que documentos e processos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada;

VII - arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas frequentes;

VIII - arquivos intermediários: aqueles que não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por motivo de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

IX - arquivos de guarda permanente: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados de forma definitiva;

X - eliminação: destruição de documentos que, depois de submetidos à avaliação realizada a partir de critérios previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, bem como de acordo com a legislação vigente, foram considerados sem valor para guarda permanente;

XI - destinação: decisão, com base em avaliação documental, quanto ao encaminhamento da documentação arquivística para guarda permanente ou eliminação;

XII - transferência de documentos: passagem do acervo documental produzido ou recebido pelas unidades administrativas da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso de seus arquivos correntes para o Instituto Memória ou unidade similar de arquivo;

XIII - Listagem de Eliminação de Documentos - LED: registro de informações dos documentos e processos a serem eliminados pelo órgão;

XIV - documentos ostensivos: sem restrição de acesso;

XV- documentos sigilosos: de divulgação restrita, assim classificados na fase corrente pela respectiva unidade administrativa da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso;

XVI - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional e classificada em:

a) documento nato-digital: criado originalmente em meio eletrônico;

b) documento digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

XVII - procedimento eletrônico: criação de autos virtuais com registro, tramitação, movimentos e acesso realizados de forma eletrônica;

XVIII - metadados de identificação: informações registradas em sistema e que se referem a um expediente eletrônico, tais como número, classe, assunto, resumo, partes, interessados, classificação taxonômica, histórico de movimentação e localização;

XIX - sistemas informatizados de gestão de documentos e procedimentos eletrônicos da ALMT: sistemas operacionais destinados a realizar a gestão dos documentos e processos físicos e eletrônicos da entidade, como registro, tramitação, consulta, avaliação, arquivamento e eliminação.

CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS E DIRETRIZES DA POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA ALMT

Art. 3º A Política de Gestão Documental da ALMT pauta-se pelos seguintes princípios:

I – legalidade e normatividade, com observância das leis e atos internos aplicáveis;

II – eficiência, economicidade e racionalização do acervo, com ênfase na atualização de procedimentos, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas;

III – publicidade, transparência e acesso à informação, nos termos da legislação e normas aplicáveis;

IV – integridade, autenticidade e fidedignidade dos documentos arquivísticos, em quaisquer suportes;

V – preservação da memória institucional e do patrimônio documental;

VI – responsabilidade e accountability pelos atos de gestão documental, com registros formais e rastreabilidade;

VII – segurança da informação e proteção de dados, em conformidade com normas específicas;

VIII – interoperabilidade e continuidade, buscando integração entre unidades e comissões, com suporte técnico especializado.

Art. 4º São diretrizes gerais da Política de Gestão Documental:

I – Instrumentos: adoção e permanente atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade, instrumentos que definem séries, prazos de guarda (fases corrente e intermediária) e destinação final (eliminação ou recolhimento);

II – Competência normativa: a Mesa Diretora editará atos que regulamentem classificação, prazo de guarda e destinação final, com elaboração pela Comissão de Avaliação de Documentos e publicação oficial;

III – Execução descentralizada: as unidades responsáveis pelos arquivos executarão as determinações fixadas na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos homologada;

IV – Atualização periódica: a Comissão de Avaliação deverá elaborar e manter atualizado os atualizar os instrumentos e procedimentos (produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento, eliminação e recolhimento) em prazo fixado e sempre que necessário;

V – Transparência e formalização: os procedimentos de avaliação e destinação devem observar a publicidade da Listagem de Eliminação, do Edital de Ciência e do Termo de Eliminação;

VI – Migração de suporte e preservação documental: a ALMT deverá promover a definição de políticas de migração de suporte, nos termos da legislação aplicável.

Art. 5º O acesso aos documentos observará as normas de regência e a política de acesso à informação.

Parágrafo único Os documentos sigilosos receberão tratamento específico, nos termos da legislação aplicável e das orientações técnicas pertinentes.

Art. 6º A Administração promoverá capacitação periódica e divulgação interna das normas e instrumentos, assegurando compreensão uniforme das responsabilidades e procedimentos no ciclo documental.

Art. 7º A Administração promoverá políticas de migração de suporte, de acordo com a legislação aplicável e as especificações técnicas compatíveis, implantando as melhores práticas arquivísticas, que garantam a integridade, autenticidade, legibilidade, preservação e recuperação da informação no longo prazo.

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES

SEÇÃO I

DA MESA DIRETORA

Art. 8º A Mesa Diretora é o órgão superior de direção responsável por editar atos normativos e deliberar sobre a política de gestão documental no âmbito da ALMT, inclusive a regulamentação da classificação, prazos de guarda e destinação final dos documentos, por meio de resolução administrativa, observada a Lei Federal nº 8.159/1991 e as normas técnicas aplicáveis.

Parágrafo único Compete à Mesa Diretora designar os membros da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) e das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CSAD), bem como homologar as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos, elaboradas pela Comissão de Avaliação de Documentos e promover sua publicação oficial.

SEÇÃO II

DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 9º A Comissão de Avaliação de Documentos é a instância colegiada técnico-administrativa, de caráter permanente, multidisciplinar, consultivo e deliberativo, que tem como atribuição analisar e orientar o processo de avaliação dos prazos de guarda e destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito da Assembleia Legislativa.

Art. 10 A Comissão de Avaliação de Documentos será composta, obrigatoriamente, por representantes do Instituto de Memória do Poder Legislativo, da Secretaria de Controle Interno e da Procuradoria-Geral, preferencialmente servidores de carreira do Poder Legislativo Estadual, admitindo-se a participação de membros das áreas técnico-administrativas, indicados no ato de designação, a fim de assegurar a multidisciplinaridade, a integração institucional e a eficiência administrativa em suas deliberações.

§ 1º A Comissão de Avaliação de Documentos poderá, mediante requerimento fundamentado dirigido à Mesa Diretora, solicitar a ampliação de sua composição, com a inclusão de representantes de outras áreas técnicas ou administrativas, sempre que a complexidade das atividades ou a natureza dos documentos assim o exigir, de modo a garantir maior abrangência, especialização e efetividade à gestão documental.

§ 2º A presidência da Comissão de Avaliação de Documentos será exercida por um(a) de seus membros, escolhido(a) em reunião própria, mediante deliberação da maioria absoluta de seus integrantes, cabendo ao(à) presidente(a) a representação institucional, a coordenação dos trabalhos e a assinatura dos atos resultantes das deliberações do colegiado.

Art. 11 À Comissão de Avaliação de Documentos compete:

I – coordenar, supervisionar e controlar a gestão de documentos no âmbito institucional, abrangendo as atividades inerentes aos respectivos arquivos setoriais;

II – elaborar diretrizes, normas e procedimentos para o trabalho de avaliação documental;

III – cumprir e fazer cumprir a legislação e as normas da área arquivística;

IV – disciplinar a conservação, o arranjo, a divulgação do acervo documental e subsidiar a curadoria em cada unidade setorial;

V – disciplinar a reprodução e a consulta dos documentos;

VI – preservar a memória da Instituição;

VII – orientar quanto à aplicabilidade da Tabela de Temporalidade de Documentos, bem como promover sua revisão e adaptação quando necessária;

VIII – as demais competências regimentais internas atinentes ao ciclo de vida dos documentos.

Art. 12 É dever da Comissão de Avaliação de Documentos, para consubstanciar os resultados de seus trabalhos:

I – estabelecer critérios de avaliação da documentação produzida e recebida, acumulada pelas respectivas unidades;

II – estabelecer política de migração de suporte e proteção de conteúdo do acervo documental;

III – estabelecer política de microfilmagem e de digitalização do acervo documental;

IV – desenvolver ações visando orientar as unidades gerenciais quanto aos procedimentos a serem observados para a preservação dos documentos e microformas sob sua guarda;

V – encaminhar à administração superior os resultados dos trabalhos realizados para prévio conhecimento, aprovação e publicação, se for o caso.

§ 1º A Comissão de Avaliação de Documentos deverá, no prazo de 120 (cento e vinte) dias úteis contados da sua instalação, elaborar e/ou atualizar, quando necessário, a regulamentação e outros instrumentos complementares referente à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, abrangendo também os procedimentos de eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 2º Caberá ainda à Comissão proceder, no que couber, à atualização desta Resolução, das respectivas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos e demais normas específicas, bem como recomendar à Administração superior a adoção de medidas e adequações que viabilizem a inserção de boas práticas de governança na gestão documental e arquivística.

§ 3º Para documentos relativos a atividades não previstas na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, a Comissão poderá fixar prazos específicos após ouvir o titular da unidade responsável, podendo revisar a Tabela ou propor novos regulamentos, submetendo‑os à Mesa Diretora.

SEÇÃO III

DA COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 13 A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos é instância técnica, no âmbito de cada unidade administrativa, responsável por aplicar e zelar pelo cumprimento da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

Art. 14 A Mesa Diretora nomeará cada Comissão Setorial de Avaliação de Documentos para mandato de 2 (dois) anos, contado da data de publicação da portaria de nomeação, sendo composta pelo titular da respectiva unidade — a quem caberá à presidência — e por, no mínimo, 3 (três) membros dentre servidores lotados na própria unidade, preferencialmente com conhecimento da estrutura organizacional e da tramitação de documentos na unidade.

Art. 15 Compete à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos nas respectivas unidades:

I – proceder à identificação dos conjuntos documentais produzidos, recebidos ou acumulados por sua unidade;

II – acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos de sua unidade;

III – desenvolver as classes de assuntos relativos as suas atividades;

IV – racionalizar a produção documental;

V – verificar, anualmente, a necessidade de microfilmagem de documentos sob sua guarda;

VI – enviar relatórios à Comissão de Avaliação de Documentos com a estimativa do volume de documentos que demandam microfilmagem.

VII – observar periodicamente a transferência de documentos de acordo com as fases estabelecidas na Tabela de Temporalidade para a unidade;

VIII – elaborar a relação de transferência, instrumento inicial para pesquisa e recuperação da informação;

IX – proceder ao recolhimento dos documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico – cultural, para a condição de guarda permanente;

X – elaborar a relação dos documentos remetidos para guarda permanente;

XI – garantir o acesso aos documentos, resguardando aqueles que requeiram sigilo e restrições;

XII – elaborar a Listagem de Eliminação de Documentos, Anexo I;

XIII – receber, analisar e dar parecer aos requerimentos formulados nos termos de impugnação Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, e apresentar à Mesa Diretora para decisão final;

XIV – coordenar o trabalho de seleção e preparar o conjunto de documentos a serem eliminados;

XV – efetuar o descarte e lavrar o respectivo Termo de Eliminação de Documentos, Anexo III.

XVI - proceder a eliminação de documentos, respeitada a temporalidade e os requisitos técnicos e legais para sua realização;

XVII - prestar orientações técnicas as unidades administrativas que compõem a estrutura organizacional da ALMT, quanto à implantação de elaboração, aplicação e adequação dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos;

XVIII - implementar, em conjunto com a Comissão de Avaliação de Documentos - CAD, atualizações e alterações nos Planos de Classificação, nas Tabelas de Temporalidade de Documentos e na política arquivística da entidade;

XIX - promover e executar, se necessário, a reprodução digital, fotográfica e micrográfica de documentos, visando a preservação da informação e memória institucional, bem como, a disponibilização ao usuário.

XX – as demais competências regimentais internas atinentes ao ciclo de vida dos documentos.

Parágrafo único O Processo decorrente dos procedimentos de eliminação de documentos, formado pela juntada dos anexos previstos nesta resolução e por outros documentos deles decorrentes, passará a integrar o acervo permanente da unidade responsável por sua produção.

SEÇÃO IV

DO INSTITUTO DE MEMÓRIA DO PODER LEGISLATIVO

Art. 16 O Instituto de Memória do Poder Legislativo é a unidade técnica responsável por prestar suporte especializado às Comissões de Avaliação de Documentos na gestão documental e arquivística, competindo-lhe, em especial:

I – o tratamento técnico e o controle arquivístico dos documentos com valor histórico produzidos e recebidos no âmbito da Assembleia Legislativa;

II – a classificação, avaliação e orientação metodológica quanto ao uso dos instrumentos de gestão documental;

III – a gestão, identificação, recebimento e guarda dos documentos destinados à preservação permanente;

IV – a custódia e conservação dos documentos de valor histórico, probatório e informativo, assegurando sua integridade, autenticidade, acessibilidade e difusão responsável.

Parágrafo único O Instituto de Memória do Poder Legislativo deverá ainda promover a curadoria e difusão do acervo permanente, bem como apoiar a capacitação de servidores e a implementação de boas práticas de governança em gestão documental e arquivística.

SEÇÃO V

DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS E SERVIDORES DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA

Art. 17 Compete às unidades existentes na estrutura organizacional da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso e seus servidores:

I - produzir, tramitar, classificar, guardar e destinar documentos em conformidade com a Tabela de Temporalidade e Documentos e a regulamentação vigente;

II - executar as determinações fixadas na Tabela homologada, quando designados como responsáveis por arquivos;

III - executar suas atividades em conjunto com Comissão Setorial de Avaliação vinculada à sua unidade, de forma a garantir a gestão e preservação documental institucional;

IV - zelar pelos documentos e informações, obedecendo aos critérios de acesso e restrição de sua divulgação;

V - sintetizar o conjunto de operações técnicas referentes à produção, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

VI - obedecer aos procedimentos de transferência de documentos nos termos das normas aplicáveis;

VII - proceder adequadamente o registro, autuação, distribuição, tramitação, numeração de páginas, juntada, apensamento, desapensamento e encerramento/abertura de volumes dos procedimentos administrativos e extrajudiciais;

VIII - realizar periodicamente o inventário dos documentos, atualizando as informações, observando as instruções expedidas pelas Comissões de Avaliação de Documentos;

IX - classificar, ordenar, identificar e arquivar corretamente os documentos, conforme a Tabela de Temporalidade de Documentos vigente;

X - realizar a guarda e manutenção dos documentos que se encontram na fase do ciclo de vida cabível e, após, transferi-los fisicamente à unidade setorial de arquivo, para cumprimento dos prazos de guarda das demais fases.

Art. 18 As unidades administrativas deverão organizar e manter seus arquivos setoriais de modo a assegurar a racionalização da gestão documental, observando rigorosamente os instrumentos normativos vigentes, em especial a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

§ 1º Para esse fim, deverão adotar boas práticas de gestão documental e arquivística, garantindo a integridade, autenticidade, acessibilidade e preservação dos documentos sob sua responsabilidade.

§ 2º As unidades ficam obrigadas a promover o uso racional do espaço físico e a racionalização dos procedimentos de arquivamento, vedado o acúmulo de documentos fora do ciclo de vida estabelecido pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, devendo proceder às transferências, recolhimentos ou eliminações dentro dos prazos fixados.

§ 3º A Comissão de Avaliação de Documentos orientará, acompanhará e fiscalizará a implementação dessas práticas nas unidades, permanecendo estas integralmente responsáveis pela produção, guarda e destinação de seus documentos.

CAPÍTULO IV

DA GESTÃO DOCUMENTAL E ARQUIVÍSTICA

SEÇÃO I

DA TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

Art. 19 As unidades administrativas deverão organizar e manter seus arquivos correntes e intermediários em suas dependências físicas, garantindo a preservação, integridade e acessibilidade das informações.

§ 1º A observância dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como da destinação (eliminação ou recolhimento), deve seguir os instrumentos vigentes, incluindo eventuais orientações registradas.

§ 2º As atividades de protocolo, registro e comprovação de tramitação integram a cadeia de custódia e devem ser mantidas em conformidade com os instrumentos de gestão, assegurando rastreabilidade.

Art. 20 Os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos pelas unidades administrativas, no exercício das atividades-meio, da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso, serão estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos elaborada pela Comissão de Avaliação de Documentos, designada pela Mesa Diretora.

§1º A transferência de documentos para outros arquivos setoriais ou centrais da Assembleia Legislativa somente ocorrerá em razão da progressão natural do ciclo documental, conforme previsto nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos e nas normas específicas de gestão arquivística.

§2º Excepcionalmente, poderá ser autorizada a transferência antes do término dos prazos das fases corrente e intermediária, nos casos em que:

I – a unidade não disponha de espaço físico adequado para arquivamento;

II – haja necessidade técnica de adoção de condições específicas para preservação da integridade documental;

III – se imponha observância a requisitos legais, inclusive aqueles relacionados à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e outras legislações específicas aplicáveis;

IV – situações de risco, sinistro ou outro motivo devidamente fundamentado recomendem a adoção de medida diversa para salvaguarda dos documentos.

Art. 21 A Administração deverá adotar novas formas de organização arquivística, inclusive mediante a instituição de um Arquivo Central ou estrutura equivalente, destinado a receber, custodiar e gerir os documentos transferidos pelas unidades administrativas, garantindo uniformidade de procedimentos, otimização de espaços, segurança da informação e maior eficiência na gestão documental e arquivística da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso.

Parágrafo único As adequações decorrentes dessa adoção ficam subordinadas à disponibilidade de espaço físico, de material e de estrutura de pessoal, bem como às condições de disponibilidade orçamentária e financeira.

Art. 22 No caso de transferência de documentos, as unidades administrativas deverão acondicioná-los em caixa identificadas conforme modelo de etiqueta e classificar o acervo de acordo com os códigos e assuntos do Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos.

§ 1º A organização dos documentos no interior da caixa deve seguir o padrão que melhor se ajuste ao assunto, ou seja, em ordem numérica, alfabética ou cronológica e o conteúdo deve ser identificado em folha de rosto.

§ 2º Após a organização e classificação do acervo arquivístico, as unidades administrativas da ALMT deverão encaminhar seus arquivos por meio de Transferência de Documentos, em duas vias, conforme modelo institucional.

§ 3º A unidade administrativa responsável pelo recebimento da documentação terá até 5 (cinco) dias úteis para realizar a conferência dos documentos e incorporará acervo.

§ 4º Em caso de haver divergências ou erros, a unidade administrativa responsável pelo recebimento dos documentos, com os apontamentos devidos, devolverá os documentos à unidade de origem para que proceda às correções apontadas.

SEÇÃO II

DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 23 Para efetivar a eliminação dos acervos arquivísticos da ALMT, a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, vinculada a sua respectiva unidade administrativa, deverá elaborar a Listagem de Eliminação de Documentos – LED (ANEXO I), e encaminhá-la à Comissão de Avaliação de Documentos - CAD, a fim de ser a aprovada por essa comissão.

§ 1º A Listagem de Eliminação de Documentos - LED, Anexo I, tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados.

§ 2º Ao proceder à elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos - LED, a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos deverá observar os prazos de guarda e a previsão de eliminação, de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

Art. 24 Os tipos documentais serão identificados na Listagem de Eliminação de Documentos por meio da atividade que os tenha originado, com a respectiva data-limite fixada na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

§ 1º A Listagem de Eliminação de Documentos será datada e assinada pelos membros e presidente da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos responsáveis pela seleção, bem como pelo(а) presidente da Comissão de Avaliação de Documentos.

§ 2º A Listagem de Eliminação constitui parte integrante do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

Art. 25 A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos deverá, obrigatoriamente, encaminhar à Comissão de Avaliação de Documentos duas vias da LED assinadas e rubricados responsáveis pela seleção dos documentos.

§ 1º Os procedimentos e documentos passíveis de eliminação serão registrados em Listagem de Eliminação de Documentos - LED conforme formulário específico.

§ 2º A documentação identificada para descarte deverá permanecer em ordem e arquivada em espaço específico, destinado para este fim, sob responsabilidade da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, que garanta o isolamento e a integridade destes, até que seja realizado o procedimento de avaliação e autorização de descarte.

Art. 26 A Comissão de Avaliação de Documentos, de posse da Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo I), elaborará o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexo II), que, uma vez aprovado por todos integrantes e assinado pelo Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos, será submetido a Mesa Diretora da Assembleia Legislativa para homologação e providências quanto à sua publicidade oficial.

§1º O presidente da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) deverá publicar Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial do Estado, Anexo II, para dar publicidade da Listagem Eliminação de Documentos

§ 2º As Listagens de Eliminação de Documentos - LED deverão ser publicadas no Portal Transparência desta instituição.

Art. 27 O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos consignará prazo de 30 (trinta) dias para que os interessados possam se manifestar, por meio de petição dirigida ao presidente da Comissão de Avaliação de Documentos da ALMT, por requerimento protocolado na unidade responsável, quanto:

I – oposição à eliminação devidamente fundamentado;

II – pedido de devolução, comprovando legitimidade ou vínculo legal com os documentos solicitados.

Parágrafo único Fica ressalvado que, quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em ostensivos, cuja divulgação não acarreta prejuízo à Administração ou a terceiros, e em sigilosos, quando devam permanecer de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

Art. 28 Em nenhuma hipótese será permitida a eliminação de documento que:

I – mesmo microfilmado ou digitalizado, esteja classificado como documento de valor mediato e guarda permanente;

II – não conste da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

III – não tenha completado os prazos de vigência e precaucional previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

IV – integre arquivo classificado como permanente.

Art. 29 Cumpridos os requisitos e interstícios previstos e se efetivando a eliminação dos tipos documentais, a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos efetuará a lavratura do Termo de Eliminação de Documentos, Anexo III, assinado pelo presidente e pelos servidores que compõem essa Comissão Setorial de Avaliação de Documentos.

§ 1º O Termo de Eliminação de Documento tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação.

§ 2º Integra o Termo de Eliminação de Documentos a Listagem de Eliminação de Documentos, Anexo I, e o processos decorrentes do art. 27, incisos I e II, desta Resolução.

§ 3º A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos deverá encaminhar à Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), para ciência, uma via assinada do Termo de Eliminação de Documentos.

§ 4º A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos deverá fazer publicar no Portal Transparência os Termos de Eliminação de Documentos.

Art. 30 A eliminação de documentos públicos será efetuada por fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de membro da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos.

§ 1º O processo de eliminação de documentos deverá observar os princípios esculpidos na Lei nº 12.305, de 02 de agosto de 2010, a Política Nacional de Resíduos Sólidos.

§ 2º Será igualmente considerado eliminado o documento que for entregue a requerente, conforme art. 27, inciso II, desta Resolução.

Art. 31 A Administração poderá autorizar que a eliminação de documentos seja executada por associações, empresas ou outras entidades legalmente habilitadas, desde que o procedimento observe integralmente os requisitos técnicos e de segurançaarquivísticabem como seja realizado sob o acompanhamento e fiscalização da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, acompanhamento e fiscalização da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, nos termos desta Resolução.

Parágrafo único Nessas hipóteses, os eventuais valores obtidos com a destinação do material eliminado deverão ser revertidos, obrigatoriamente, para causas de caráter beneficente ou social, devidamente registradas no processo administrativo correspondente.

Art. 32 Não compete à Comissão de Avaliação de Documentos acompanhar, de forma presencial ou direta, a execução material da eliminação dos documentos, cabendo-lhe tão somente a análise, aprovação e homologação prévia da Listagem de Eliminação de Documentos.

§ 1º A Comissão não se responsabilizará por eventual eliminação equivocada de documentos que não constem da Listagem aprovada, hipótese em que a responsabilidade recairá sobre a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos executora do procedimento.

§ 2º O acompanhamento físico da eliminação caberá à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos responsável pela guarda dos documentos, observados os requisitos técnicos e de segurança arquivística previstos nesta Resolução e demais normas aplicáveis.

SEÇÃO III

DA ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DIGITAIS E PROCEDIMENTOS ELETRÔNICOS

Art. 33 A eliminação de documentos digitais e procedimentos eletrônicos, além de seguir os mesmos critérios de avaliação e documentos elencados na seção anterior, deve respeitar a regulamentação específica pertinente aos sistemas informatizados de gestão de documentos e procedimentos eletrônicos da ALMT e as normas técnicas aplicáveis à matéria.

Art. 34 A eliminação de documentos digitais e procedimentos eletrônicos será disciplinada por regulamentação específica, a ser editada pela Administração no prazo de até 180 (cento e oitenta) dias úteis contados da publicação desta norma, devendo contemplar, no mínimo:

I – critérios de avaliação documental aplicáveis ao meio digital;

II – requisitos de segurança da informação e proteção de dados pessoais;

III – métodos técnicos de eliminação compatíveis com as normas arquivísticas e de tecnologia da informação;

IV – mecanismos de auditoria, registro e rastreabilidade dos atos de eliminação.

Parágrafo único Até a edição da regulamentação específica, aplicar-se-ão, no que couber, as disposições gerais previstas nesta norma e nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos da ALMT.

Art. 35 Para fins de regulamentação posterior, fica estabelecido como diretriz orientadora das regulamentações específicas que os sistemas informatizados de gestão de documentos e de procedimentos eletrônicos, adotados no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso, serão gerenciados pela Secretaria de Tecnologia da Informação (STI), devendo:

I – observar os princípios da segurança da informação, da autenticidade, da integridade, da confiabilidade e da disponibilidade dos documentos digitais;

II – atender aos requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), garantindo a proteção de dados sensíveis e pessoais constantes nos documentos eletrônicos;

III – assegurar a interoperabilidade entre sistemas institucionais e a compatibilidade com padrões nacionais e internacionais de gestão arquivística;

IV – manter trilhas de auditoria e registros de acesso, alteração e eliminação de documentos, preservando a rastreabilidade e a transparência;

V – adotar métodos de preservação digital que assegurem a guarda de longo prazo dos documentos de valor permanente, conforme diretrizes do CONARQ e normas técnicas aplicáveis;

VI – possibilitar a consulta, transferência, eliminação e recolhimento de documentos digitais, observando os prazos fixados nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos;

VII - garantir que qualquer processo de digitalização ou migração de suporte respeite as normas técnicas arquivísticas, preservando a validade jurídica, a fidedignidade e a legibilidade do documento eletrônico.

VIII - restringir a função de eliminação dos documentos digitais ou procedimentos eletrônicos somente aos usuários;

IX - gerar relatório com os documentos digitais e processos eletrônicos passíveis de eliminação no mesmo formato da Listagem de Eliminação de Documentos - LED, conforme os formulários anexos.

X - exigir a confirmação da eliminação ao usuário autorizado, cancelando o processo de eliminação se a confirmação não for realizado;

XI - emitir aviso ao usuário autorizado quando o procedimento eletrônico que estiver sendo eliminado;

XII - exigir a confirmação de eliminação de todos os documentos e processos envolvidos, após avaliação dos processos apensados;

XIII - manter o armazenamento dos metadados de identificação relativos aos procedimentos eletrônicos eliminados.

Parágrafo único A implantação e o aperfeiçoamento desses requisitos ficam condicionados à disponibilidade orçamentária e financeira da Assembleia Legislativa para implementação das adequações necessárias, sem prejuízo do cumprimento das normas técnicas e legais aplicáveis.

CAPÍTULO V

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art. 36 Para fins de conservação e guarda, deverão ser observados critérios de organização, racionalização e controle previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e nas normas específicas aplicáveis às unidades da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso.

Art. 37 A Comissão de Avaliação de Documentos, ao receber os relatórios de que trata o art. 15, inciso VI, avaliará se o volume e a natureza dos documentos justificam a contratação de serviços de microfilmagem ou digitalização, devendo, se for o caso, indicar a especificação técnica necessária para assegurar a qualidade da reprodução.

Art. 38 Os procedimentos de Listagem de Eliminação, Edital de Ciência de Eliminação e Termo de Eliminação observarão os modelos institucionais, com homologação e publicidade nos termos dos atos vigentes.

Art. 39 As Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos, de cada unidade administrativa, serão publicadas e homologadas pela Mesa Diretora, à medida que forem sendo elaboradas pela Comissão de Avaliação de Documentos.

Art. 40 O não cumprimento dos procedimentos estabelecidos nesta Resolução Administrativa e atos complementares acarretará a aplicação de sanções disciplinares aos envolvidos, conforme dispõe o Estatuto dos Servidores Públicos Estaduais, Lei Complementar nº 04, de 15 de outubro de 1990, assegurado o contraditório, a ampla defesa e o devido e Processo Administrativo Disciplinar.

Art. 41 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social, bem como incorrer em violação do sigilo.

Art. 42O disposto nesta Resolução aplica-se em consonância com a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Lei Estadual nº 9.729/2012 e atos da Mesa Diretora, sem prejuízo de normas específicas e das diretrizes do CONARQ.

Art. 43 A Comissão de Avaliação de Documento será responsável por dirimir os casos omissos, expedir instruções complementares, disponibilizar materiais de apoio e instituir modelos padronizados de documentos para a execução dos procedimentos de que trata esta Resolução Administrativa.

Art. 44 Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 45 Revogam-se as disposições em contrário, em especial a Resolução Administrativa nº 002/2012, publicada no Diário Oficial – IOMAT, de 31 de maio de 2012.

REGISTRADO, PUBLICADO, CUMPRA-SE.

Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso, em Cuiabá-MT, em 16 de setembro de 2025.

Dep. Max Russi__­­­­­­­­­­__________________________________________________________Presidente

Dep. Dr. João__­­­­­­­­­­___________________________________________________________1º Secretário