Diário Oficial Eletrônico da ALMT

PORTARIA MD Nº 029/2025

Dispõe sobre a nomeação da Comissão de Avaliação de Documentos no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso e dá outras providências.

A MESA DIRETORA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuições que lhe confere o Regimento Interno, e

CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

CONSIDERANDO o disposto na Lei Estadual nº 9.729, de 03 de maio de 2012, que institui a política de gestão de arquivos no âmbito da Assembleia Legislativa, com o objetivo de regulamentar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária;

CONSIDERANDO a Resolução Administrativa nº 002/2012, de 31 de maio de 2012, que estabelece os prazos de guarda e de destinação final, bem como os procedimentos relativos à eliminação de documentos decorrentes da atividade-meio;

CONSIDERANDO o crescimento contínuo das demandas administrativas e o consequente acúmulo documental nas unidades da Assembleia Legislativa, o que tem gerado sobrecarga dos espaços físicos disponíveis para armazenamento de documentos, tornando necessária a atualização e o aprimoramento dos procedimentos de gestão documental, com foco na eficiência, transparência e racionalização do acervo institucional;

CONSIDERANDO, ainda, a necessidade de atualizar os procedimentos relativos à produção, tramitação, gestão, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas, em consonância com o princípio constitucional da eficiência e com as inovações tecnológicas disponíveis, de modo a garantir maior celeridade, economicidade, integridade e acesso à informação pública;

RESOLVE:

Art. 1º Designar os (as) seguintes servidores (as) para compor a Comissão de Avaliação de Documentos da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso:

Ewerton Viegas Romeo Miranda, (Mat. 41906) – Instituto Memória;

Paulo Henrique Coimbra Pereira, (Mat. 41620) – Instituto Memória;

Edevamilton de Lima Oliveira, (Mat. 44754) – Instituto Memória;

Mara Regina Visnadi, (Mat. 21421) – Instituto Memória;

Bruno Willames Cardoso Leite, (Mat. 41002) – Procuradoria-Geral;

Mariana Araujo do Espirito Santo Venturi, (Mat. 41051) – Secretaria de Gestão de Pessoas;

Clesso Barros de Arruda (Mat. 26091) – Secretaria de Planejamento, Orçamento e Finanças;

Luciana Talita da Cunha de Oliveira, (Mat. 41021) - Secretaria De Administração e Patrimônio

Carla de Oliveira Castelli (Mat. 41887) – Secretaria de Controle Interno; e

Renata Grasiely Bordinoski (Mat. 48412) – Secretaria de Controle Interno.

Art. 2º Compete à Comissão de Avaliação de Documentos, nos termos do art. 3º da Resolução Administrativa nº 002/2012:

I – coordenar, supervisionar e controlar a gestão de documentos no âmbito institucional, abrangendo as atividades inerentes aos respectivos arquivos setoriais;

II – elaborar diretrizes, normas e procedimentos para o trabalho de avaliação documental;

III – cumprir e fazer cumprir a legislação e as normas da área arquivística;

IV – disciplinar a conservação, o arranjo, a divulgação do acervo documental e subsidiar a curadoria em cada unidade setorial;

V – disciplinar a reprodução e a consulta dos documentos;

VI – preservar a memória da Instituição;

VII – orientar quanto à aplicabilidade da Tabela de Temporalidade de Documentos, bem como promover sua revisão e adaptação quando necessária.

Art. 3º Constituem deveres da Comissão de Avaliação de Documentos, conforme art. 4º da Resolução Administrativa nº 002/2012:

I – estabelecer critérios de avaliação da documentação produzida e recebida, acumulada pelas respectivas unidades;

II – estabelecer política de migração de suporte e proteção de conteúdo do acervo documental;

III – estabelecer política de microfilmagem e de digitalização do acervo documental;

IV – desenvolver ações para orientar as unidades quanto à preservação dos documentos;

V – encaminhar à Administração Superior os resultados dos trabalhos realizados, para conhecimento, aprovação e publicação, se for o caso.

§ 1º Para fins de conservação e guarda dos documentos, serão observados os critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos, conforme a Tabela de Temporalidade e normas específicas.

§ 2º A Comissão deverá, no prazo de 120 (cento e vinte) dias úteis, elaborar e/ou atualizar regulamentação referente à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, inclusive os procedimentos para eliminação ou recolhimento para guarda permanente, bem como, proceder, no que couber, a atualização da Resolução Administrativa nº 002/2012 e as respectivas Tabela de Temporalidade e normas específicas publicadas no Diário Oficial.

§ 3º Para documentos relativos a atividades não previstas na Tabela de Temporalidade, a Comissão poderá fixar prazos específicos de guarda, após ouvir o titular da unidade responsável, podendo também revisar a Tabela ou propor novos regulamentos, submetendo-os à Mesa Diretora.

Art. 4º Compete às Unidades Administrativas, por meio de suas respectivas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, nos termos do art. 13 da Resolução Administrativa nº 002/2012:

I – proceder à identificação dos conjuntos documentais produzidos, recebidos ou acumulados por sua unidade;

II – acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos da unidade;

III – desenvolver classes de assuntos relativos às suas atividades;

IV – racionalizar a produção documental;

V – verificar, anualmente, a necessidade de microfilmagem de documentos;

VI – enviar relatórios à Comissão de Avaliação com a estimativa de volume para microfilmagem;

VII – observar a transferência de documentos conforme as fases da Tabela de

Temporalidade;

VIII – elaborar relação de transferência de documentos;

IX – proceder ao recolhimento de documentos com valor histórico ou cultural para guarda permanente;

X – elaborar relação dos documentos destinados à guarda permanente;

XI – garantir o acesso aos documentos, observando os que exigem sigilo;

XII – elaborar a Listagem de Eliminação de Documentos, conforme Anexo I da Resolução nº 002/2012;

XIII – analisar requerimentos previstos no art. 6º da Resolução nº 002/2012 e submetê-los à Mesa Diretora;

XIV – coordenar a seleção e preparar os documentos a serem eliminados;

XV – efetuar o descarte e lavrar o Termo de Eliminação, Anexo III da Resolução nº 002/2012, condicionado a avaliação e autorização do Comissão de Avaliação designada nesta Portaria.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 6º Ficam revogadas todas as disposições em contrário.

REGISTRADO, PUBLICADO, CUMPRA-SE.

Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso, em Cuiabá, 19 de maio de 2025.

Dep. Max Russi _________________________________________ Presidente

Dep. Dr. João__­­­­­­­­­­_________________________________________1º Secretário